何时在场外会议上使用管理软件

从员工培训日到面对面的见面和问候，公司和组织经常举办场外会议和公司活动。在传统办公室外的临时空间（有时不是为会议设计的空间）中举行此类活动可能会导致可用音频解决方案的不确定性。对音频技术的可靠性缺乏信心会影响活动的生产力，议程和管理。

如果只需要基本的语音提升系统即可在整个空间分发音频，那么Microflex Complete Wireless系统可能是理想的选择。该无线硬件系统适用于需要快速设置的事件，每个接入点最多可容纳125人。启用双代表模式后，相同数量的讨论单元最多可容纳250人，这在AV预算有限的情况下非常理想，但是需要快速设置和可靠的无线系统。

但是，如果需要会议议程，参与者管理等等，那么带有Microflex®Complete硬件的SW6000会议管理软件的多功能功能将使顺利召开此类会议变得更加容易。

如何克服场外会议的挑战 

一些酒店和会议中心为会议提供话筒系统，但是会议组织者直到活动开始时才能完全确定音频设置的规格。

陌生的会议空间

在场外地点发生的事件可能意味着事件将在陌生的空间中发生，该空间可能不会经常用于事件。从音频角度来看，请考虑与其他任何会议相同的因素：参会人数，演示者和演示风格，会议室风格和会议室音响效果。与会场工作人员联络，讨论视听和音频要求。还应考虑其他潜在挑战，例如，取暖，通风和空调（HVAC）单元的干扰。

会场工作人员

与场地一样，工作人员可能不熟悉活动管理。如果是这种情况，则需要将缺乏活动经验的因素纳入活动前和日常计划中。同时，利用任何本地知识来帮助解决技术问题，包括访问电源或Wi-Fi网络。

为意外做好准备

尽管要求某些技术，事件标识或管理，但是陌生的场所意味着流程或议程可能会在最后一刻发生变化。技术需要具有适应性，因为无法控制的环境有可能影响您的活动。

SW6000为场外会议提供什么

能够为各种会议格式配置MXC会议系统的能力是其成为行业领先解决方案的原因。

对于这种类型的临时会议应用程序或需要更改设置配置的会议，带有Microflex®Complete硬件系统的SW6000软件可以灵活地与异地会议配合使用，并具有可扩展性，可容纳多达3,800名与会者。

加强会议控制

SW6000通过一个界面为会议组织者提供投票控制，议程管理和第三方连接。该软件可扩展，可根据需要跨多个房间使用。

保存和重复使用会议设置 

SW6000的一项关键功能是能够将以前的会议数据保存在新的空间中。会议协议，议程顺序和会议记录只是可以保存并根据需要重复进行的某些方面，从而减少了新会议场所的部署时间。

大小合适的会议 

可以将SW6000设置为您正在运行或参加的任何会议的大小和规模。可以保存和调出会议设置和与会者数据库，以提高系统的可靠性，并为与会者，技术人员和会议管理员提供个性化的用户界面。SW6000的灵活性和可扩展性使代表可以根据自己的参数配置系统，从而使会议和对话无缝进行。

实施以下必需：

• SW6000会议会议管理软件（包括一个SW6000-CAA会议管理员应用程序和一个SW6000-CUA会议用户应用程序）*

*可根据员工要求提供其他许可证